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Travailler avec les planificateurs de réunions et de congrès

petertarlow
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Écrit par Dr Peter E. Tarlow

Les planificateurs de réunions et de congrès (MCP) jouent un rôle essentiel dans l'industrie du tourisme. Non seulement ils décident souvent de la communauté qui recevra une convention lucrative, mais leurs opinions comptent également dans la manière dont une communauté est perçue et, en tant que tels, ils agissent en tant que membre de l'équipe marketing non officielle d'une communauté. Non seulement leurs opinions comptent, mais les conventions touristiques et les villes de rencontre seraient sages de se rappeler que les perceptions sont souvent plus puissantes que les faits et que le style prime trop souvent sur le fond.

De plus, les congressistes ont de plus en plus tendance à utiliser la période pré ou post-convention comme moyen de combiner travail et plaisir. La réunion ou la convention n'est pas seulement un moyen d'augmenter les affaires, mais offre également des opportunités de vacances supplémentaires pour le visiteur et des revenus supplémentaires pour la communauté hôte.

Cette fusion des affaires et du plaisir peut également signifier que ceux qui assistent à une conférence, une réunion ou une convention réussie transféreront probablement leur expérience professionnelle positive à l'hôtel, au complexe et à la communauté dans lesquels l'événement a eu lieu.

De l'autre côté de la médaille, des snafus se produisent et lorsque ces erreurs se produisent, souvent la communauté hôte ou sa réputation est la première à en souffrir. N'oubliez jamais que le tourisme est la vente de rêves, et le planificateur de réunions peut grandement contribuer à faire en sorte que la visite de votre communauté, de votre hôtel ou de votre attraction soit un souvenir plutôt qu'un cauchemar qu'un visiteur voudra peut-être oublier.

Les planificateurs de congrès et de réunions font alors partie intégrante des efforts de marketing de tout endroit. Les offices nationaux du tourisme, les professionnels du tourisme ou les bureaux des congrès et des visiteurs doivent trouver des moyens d'intégrer le CMP dans les efforts de marketing de la localité. Malheureusement, il arrive qu'un côté ou l'autre ne reconnaisse pas cette interaction nécessaire. Lorsque les planificateurs de réunions considèrent leur travail comme rien de plus que d'organiser et de faciliter une réunion ou une convention, alors toute la communauté y perd.

Pour aider tout le monde dans le tourisme à mieux communiquer avec les planificateurs de réunions, «Tourism Tidbits» vous propose ce qui suit pour votre considération.

- Les bonnes affaires, c'est quand tout le monde gagne. Cela signifie que chacun doit comprendre les besoins de l'autre personne. CMP cherche à satisfaire ses clients et cherche à obtenir la meilleure offre au moindre coût. Les responsables du tourisme cherchent à mettre «la tête au lit», à remplir les hôtels et à créer le plus de revenus pour leur circonscription. Pour que les deux parties gagnent, elles doivent comprendre la négociation du point de vue de l'autre.

  • Offrez un cours sur le tourisme de votre communauté aux prestataires touristiques locaux. Souvent, chaque composante de l'industrie touristique oublie qu'elle fait partie d'une expérience totale. Les visiteurs et les CMP ne jugent pas une communauté par un seul critère mais regardent plutôt l'ensemble de l'ensemble. Demandez aux hôteliers locaux et aux représentants des attractions de vous aider à co-enseigner le cours, permettant à toutes les parties de l'industrie de comprendre les besoins et les exigences de chacun.

- Attirer la bonne réunion pour votre communauté. Toutes les communautés ne sont pas le bon endroit pour chaque réunion ou convention Lorsque vous essayez d'attirer une convention ou une réunion dans votre communauté, tenez compte des éléments suivants avant même d'envoyer cette documentation promotionnelle avec votre candidature:

  1. Créez un inventaire complet de ce que votre ville peut offrir à une entreprise pour une réunion réussie:

Énumérez les éléments dont une réunion aurait besoin, hiérarchisez

ces éléments et voyez ce que votre communauté a et manque.

  1. Sachez ce que votre ville / site a à offrir:

Classez votre ville en fonction de catégories telles que: la durée du trajet, les artères de transport, les installations disponibles et les types d'attractions.

  1. Sachez ce que votre ville / site n'offre pas: Analysez les raisons pour lesquelles vous ne voudriez pas rencontrer dans votre région. Quels inconvénients devez-vous surmonter?
  2. Sachez que toutes les réunions ne sont pas les mêmes:

Différents types de conventions nécessitent des installations différentes. N'oubliez pas que toutes les villes ne conviennent pas à chaque type de réunion. Allez après la réunion dont les besoins sont satisfaits par les installations de votre ville.

  1. Assurez-vous que les agences de la ville travaillent ensemble.

Le professionnel CVB doit passer presque autant de temps avec les responsables des autres agences de la ville qu'avec son propre personnel. Les visiteurs voient une ville entière, et lorsque les agences travaillent ensemble, vous créez une base pour le retour des affaires.

Contactez les organisations qui ont tenu des réunions sur des sites de congrès dans des endroits similaires au vôtre.

Les gens aiment la variété, mais recherchent souvent des endroits similaires à ceux où ils ont organisé des réunions réussies dans le passé. Noms d'organisations commerciales avec d'autres villes similaires à la vôtre.

  • Conseillez aux organisateurs de congrès Perspectives de travailler avec des planificateurs de réunions locaux qui connaissent bien la communauté. Ces planificateurs locaux veulent que le planificateur de congrès de l'extérieur de la ville réussisse et ils savent de première main ce qu'il faut faire et quoi faire. Avoir l'aide de la population locale augmente également la crédibilité de la communauté.
  • Discutez avec le planificateur de réunions hors de la ville de ses concepts de service à la clientèle. Comment veulent-ils que votre communauté gère un problème de mauvais service? Ont-ils des exigences spécifiques en matière de sécurité et de sûreté? Quelles questions de responsabilité doivent être discutées avant de signer un contrat? Si un incident ou une situation négative se produit, comment peut-on maîtriser les dommages?
  • Quels sont certains des besoins spéciaux de la réunion et votre communauté peut-elle répondre à ces besoins? Les États-Unis (et le monde) sont des endroits très diversifiés avec des besoins particuliers allant du physique au philosophique. Avant d'enchérir sur une convention ou une réunion, sachez si vous pouvez fournir des éléments tels que:

√ sensibilité aux lois et restrictions alimentaires

√ sensibilité aux besoins médicaux des participants à la réunion

√ sensibilité aux problèmes de criminalité et de sécurité

√ sensibilité aux coutumes et habitudes locales

√ sensibilité aux besoins religieux et culturels des participants

√ la capacité de fournir des services bilingues ou multilingues

  • Votre communauté et le lieu proposé ont-ils reçu une certification de sécurité touristique? Une communauté certifiée en tourisme peut dire aux MCP potentiels qu'elle a choisi un lieu qui offre une réunion bien organisée, un bon service et une expérience touristique spéciale dans un environnement sûr et sécurisé.