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Cinq défis auxquels est confrontée l'industrie des réunions en 2019

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Des budgets de réunion serrés, des contraintes de temps, des problèmes d'organisation, un manque de créativité de la part des hôtels, des mandats de plus en plus complexes et coûteux en restauration, un besoin d'expériences plus dynamiques et enrichissantes et une résistance au changement - tels sont parmi les défis majeurs auxquels l'industrie des réunions est confrontée en 2019 .Teneo Hospitality Group a interrogé 150 planificateurs de réunions et hôteliers sur les défis auxquels ils sont confrontés pour rivaliser efficacement sur le marché complexe et changeant d'aujourd'hui. Fait intéressant, certains des défis auxquels les planificateurs ont été confrontés sont internes, au sein de leur propre organisation. Tous ont identifié des budgets de réunions limités, un manque de temps et des cultures d'entreprise quelque peu rigides qui ont donné lieu à des problèmes supplémentaires tels qu'un manque d'innovation et une mauvaise maîtrise des coûts.

«Beaucoup de ces défis - et leurs solutions - sont interdépendants», déclare le président de Teneo, Mike Schugt. Il note que les professionnels de la rencontre disent avoir des préoccupations au sein de leur organisation et de leur culture d'entreprise qui contribuent à la résistance au changement, ce qui entraîne des budgets qui sont négativement impactés. Les planificateurs affirment également que ces défis, associés aux nombreuses contraintes de temps, inhibent les stratégies créatives qui pourraient autrement aider à résoudre les obstacles signalés dans la dernière enquête de Teneo.

«Teneo, son hôtel et les membres du DMC ont une occasion unique de se mobiliser et d'aider à résoudre les défis de nos partenaires de planification», déclare Mike Schugt. «Nous pouvons présenter des offres créatives et rapides qui peuvent également atteindre leurs résultats. En comprenant les besoins qui vont au-delà des tarifs, des dates et de l'espace, les hôtels peuvent fournir des solutions innovantes aux défis auxquels les planificateurs sont confrontés dans les coulisses. »

Défi n ° 1 Budgets. Des budgets inadéquats étaient en tête des listes de défis pour tous les participants à l'enquête. Les planificateurs ont évoqué la hausse des coûts, en particulier concernant les aliments et les boissons, sans augmentation comparable des budgets. Les complexités liées à l'augmentation des budgets de la part de divers services de l'entreprise ont une incidence sur tous les aspects du processus de réunion, de la formation du personnel à la négociation des contrats. Malgré une économie forte, certains planificateurs ont signalé des coupes budgétaires. Les répondants ont noté que l'incapacité d'obtenir un financement adéquat reflétait un manque de compréhension des changements profonds dans l'industrie des réunions qui exigeaient plus d'investissements, pas moins. Les besoins des participants sont très différents aujourd'hui, en particulier parmi les milléniaux et la génération Z qui ont besoin d'un haut niveau de services techniques, d'un engagement accru et d'activités divertissantes - des besoins difficiles à satisfaire avec un budget serré. Pourtant, la direction et les participants avaient des attentes extrêmement élevées.

Solution suggérée: La manière fondamentale dont les planificateurs peuvent réaliser leur budget est d'être transparent et en communication ouverte avec une propriété. Bien que la tendance puisse être de jouer ses cartes près du gilet, la transparence dès le début des négociations est la clé d'une planification efficace et de la maîtrise des coûts. Alors que de nombreux planificateurs estiment devoir garder certaines de leurs préoccupations budgétaires jusqu'à un stade plus avancé du processus de planification, une vue honnête et complète des objectifs et des ressources des réunions permettra aux hôteliers de présenter un budget réaliste.

Défi n ° 2 Manque de temps. Les contraintes de temps ont un impact sur chaque entreprise et organisation, mais certaines préoccupations ont des ramifications particulières pour l'industrie des réunions. Pratiquement tous les répondants ont mentionné un manque de temps et identifié des défis qui pourraient avoir des conséquences considérables. Les progrès technologiques considérables ayant un impact sur l'industrie, les hôteliers et les planificateurs ont noté qu'ils manquaient souvent de temps pour suivre les développements techniques. Ce problème a été amplifié lorsque les participants étaient en avance sur les planificateurs et les hôtels dans leur propre utilisation de la technologie. La formation d'une nouvelle génération de planificateurs de réunions et de personnel hôtelier est la clé du progrès de l'industrie. Mais peu ont eu le temps de développer des programmes efficaces, adaptés pour répondre aux différents points de vue et compétences techniques d'une nouvelle génération. Plus important encore, les répondants craignaient que les détails accablants du travail quotidien ne laissent peu de temps pour la planification stratégique à long terme. Et le meilleur gaspillage de temps? Trop d'e-mails inutiles.

Solution suggérée: les hôtels sont souvent inondés de prospects et ne sont pas toujours en mesure de répondre dans les 24 heures. Les planificateurs sont encouragés à indiquer à l'avance leur calendrier de réponse afin que les hôtels et les centres de villégiature puissent offrir une meilleure qualité de réponse. Pour les planificateurs, ils peuvent ensuite rassembler leurs réponses principales en même temps et être assurés que la qualité de la réponse sera meilleure si un peu plus de temps est alloué aux propriétés qui les intéressent. Les planificateurs qui achètent plus de 6 ou 7 hôtels par prospect et dans plusieurs villes auront tendance à être pris moins au sérieux par un hôtel. Ainsi, les planificateurs peuvent gagner du temps et améliorer la qualité de la réponse en réduisant le nombre de sources hôtelières qu'ils contactent.

Si les planificateurs peuvent partager la flexibilité avec les dates tôt dans le processus, ils gagneront du temps et les hôtels peuvent proposer plusieurs options, ce qui entraînera probablement des différences de prix conduisant à une plus grande valeur par rapport au budget. Donner à l'hôtel autant d'informations que possible permet à chacun de gagner du temps et d'économiser sur le budget.

Défi n ° 3 Rester à jour avec la technologie. Dans un environnement technologique qui évolue à une vitesse fulgurante, rester à jour et bien informé de l'impact de la technologie sur la productivité des réunions peut être décourageant. Se rendre compte que les participants de la génération Y peuvent être en avance sur leurs connaissances techniques, leurs applications technologiques et leurs attentes peut être intimidant. Même les dirigeants au sein de certaines organisations ne semblent pas toujours comprendre comment la technologie révolutionne l'expérience des réunions aujourd'hui.

Solution suggérée: Rester au courant et à l'avant-garde des progrès technologiques est essentiel au succès de chaque réunion, conférence ou rassemblement social. Oui, certaines pratiques à long terme sont toujours prisées comme les tableaux blancs et les lecteurs LCD. Mais interagir avec les appareils des participants place l'apprentissage de la réunion entre les mains des participants d'une manière qui résonne au sein d'une génération qui a grandi avec les SMS, les publications sur les réseaux sociaux, les applications interactives et plus encore. Ce sont les outils qu'ils utilisent dans leur vie de tous les jours et devraient être les outils qu'ils peuvent s'attendre à utiliser lors de réunions importantes pour leur succès et celui de leur employeur.

Défi n ° 4 Manque de créativité. La bureaucratie d'entreprise des hôtels de grande marque explique en partie la demande des planificateurs pour une plus grande créativité dans le processus de réunion et un environnement commercial beaucoup plus flexible. Les grandes marques hôtelières ont souvent des politiques d'entreprise qui peuvent imposer des limites pour repousser les limites de la création d'expériences de réunion ultimes pour les planificateurs. Mais le besoin d'innovation et d'événements originaux, l'utilisation imaginative de la technologie, des exercices efficaces de consolidation d'équipe, de nouvelles expériences même dans les destinations les plus éprouvées et les plus vraies, et une alimentation diversifiée, durable et saine ne peut être ignorée.

Solution suggérée: Partenaire avec un hôtel ou un complexe qui travaille de manière créative avec les planificateurs et les groupes pour construire un itinéraire de réunion personnalisé pour un groupe spécifique et un ensemble d'objectifs de réunion. Les propriétés de marque indépendantes et de petite taille, de par la nature même de leur indépendance, se sont avérées expertes dans la découverte créative et l'aide à planifier pour atteindre les objectifs des planificateurs professionnels et des groupes, le faisant avec une réflexion originale, un groupe très unique initiatives, et loin de la programmation de teambuilding ordinaire. Les sociétés de gestion de destinations privées peuvent également être une ressource importante, et Teneo suggère de s'associer avec elles pour aider à donner vie à une ville ou à une destination pour rencontrer des invités en maximisant les ressources et les attractions locales d'une manière significative pour le groupe.

Défi n ° 5 Complexité croissante et coûts croissants des aliments et des boissons. À mesure que la population se diversifie, les préférences alimentaires et les exigences alimentaires sont devenues plus compliquées. La prise de conscience croissante des questions de bien-être et de durabilité ajoute à un mélange qui pourrait devenir plus problématique et plus coûteux. Les demandes de régime paléo, céto, pescatarian, végétalien et religieux font partie des dernières tendances en matière de repas de conférence en 2019. Les répondants ont également appelé à une meilleure gestion des commandes de nourriture pour réduire les coûts et éliminer le gaspillage.

Solution suggérée: C'est un domaine où les hôtels indépendants et de petites marques peuvent devenir ultra-créatifs pour le planificateur car ils sont dans un mode plus entrepreneurial et créatif, moins restreint par les exigences et les contraintes des grandes marques. Ils peuvent généralement proposer un produit plus créatif avec des coûts réduits. En travaillant avec les chefs et les responsables de banquet de ces propriétés au début du processus de planification et en étant honnête sur les contraintes budgétaires, il est possible d'obtenir de sérieuses économies sur les aliments et les boissons tout en atteignant un maximum de créativité.