Cinq défis auxquels est confrontée l'industrie des réunions en 2019

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Budgets de réunion serrés, contraintes de temps, problèmes d’organisation, manque de créativité de la part des hôtels, mandats de restauration de plus en plus complexes et coûteux, besoin d’expériences plus dynamiques et enrichissantes et résistance au changement – ​​tels sont quelques-uns des défis majeurs auxquels sera confronté le secteur des réunions en 2019. .Teneo Hospitality Group a interrogé 150 organisateurs de réunions et hôteliers sur les défis auxquels ils sont confrontés pour rivaliser efficacement sur le marché complexe et changeant d'aujourd'hui. Il est intéressant de noter que certains des défis auxquels les planificateurs sont confrontés sont internes, au sein de leurs propres organisations. Tous ont identifié des budgets de réunion limités, un manque de temps et des cultures d'entreprise quelque peu rigides qui ont donné lieu à des problèmes supplémentaires tels qu'un manque d'innovation et un mauvais contrôle des coûts.

« Beaucoup de ces défis – et leurs solutions – sont interdépendants », déclare Mike Schugt, président de Teneo. Il note que les professionnels des réunions disent avoir des préoccupations au sein de leur organisation et de leur culture d'entreprise qui contribuent à la résistance au changement, ce qui se traduit par un impact négatif sur les budgets. Les planificateurs affirment également que ces défis, associés aux nombreuses demandes de temps, entravent les stratégies créatives qui pourraient autrement aider à résoudre les obstacles soulignés dans la plus récente enquête de Teneo.

«Teneo et ses hôtels et membres DMC ont une opportunité unique de se mobiliser et d'aider à résoudre les défis de nos partenaires planificateurs», déclare Mike Schugt. « Nous pouvons introduire des offres créatives qui permettent de gagner du temps et qui peuvent également répondre à leurs résultats financiers. En comprenant les besoins qui vont au-delà des tarifs, des dates et de l’espace, les hôtels peuvent proposer des solutions innovantes aux défis auxquels les planificateurs sont confrontés en coulisses.

Défi n°1 Budgets. Les budgets inadéquats étaient en tête de liste des défis pour tous les participants à l'enquête. Les planificateurs ont évoqué une augmentation des coûts, notamment en ce qui concerne la nourriture et les boissons, sans augmentation comparable des budgets. La complexité d'obtenir des augmentations de budget auprès des différents départements de l'entreprise a un impact sur tous les aspects du processus de réunion, de la formation du personnel à la négociation des contrats. Malgré une économie forte, certains planificateurs ont fait état de réductions budgétaires. Les personnes interrogées ont noté que l'incapacité d'obtenir un financement adéquat reflétait un manque de compréhension des profonds changements survenus dans le secteur des réunions, qui exigeaient davantage d'investissements, et non moins. Les besoins des participants sont très différents aujourd'hui, en particulier parmi les Millennials et la génération Z qui ont besoin d'un haut degré de services techniques, d'un plus grand engagement et d'activités divertissantes – des besoins difficiles à satisfaire avec un budget serré. Pourtant, la direction et les participants avaient des attentes extrêmement élevées.

Solution suggérée : La manière fondamentale pour les planificateurs d'atteindre leur budget est d'être transparents et de communiquer ouvertement avec une propriété. Même si l'on a tendance à jouer les cartes très discrètement, la transparence dès le début des négociations est la clé d'une planification efficace et du contrôle des coûts. Alors que de nombreux organisateurs estiment qu'ils doivent garder certaines de leurs préoccupations budgétaires de côté plus tard dans le processus de planification, une vision honnête et complète des objectifs et des ressources de la réunion permettra aux hôteliers de présenter un budget réaliste.

Défi n°2 Manque de temps. Les contraintes de temps affectent toutes les entreprises et organisations, mais certaines préoccupations ont des conséquences particulières pour le secteur des réunions. Pratiquement toutes les personnes interrogées ont évoqué le manque de temps et identifié des défis qui pourraient avoir des conséquences considérables. Avec les progrès technologiques considérables qui ont un impact sur le secteur, les hôteliers et les planificateurs ont constaté qu'ils manquaient souvent de temps pour suivre les évolutions techniques. Ce problème a été amplifié lorsque les participants étaient en avance sur les planificateurs et les hôtels dans leur propre utilisation de la technologie. La formation d'une nouvelle génération d'organisateurs de réunions et de personnel hôtelier est la clé du progrès du secteur. Mais rares sont ceux qui ont eu le temps d’élaborer des programmes efficaces, adaptés aux différents points de vue et compétences techniques d’une nouvelle génération. Plus important encore, les personnes interrogées s'inquiètent du fait que les détails accablants du travail quotidien laissent peu de temps pour la planification stratégique à long terme. Et la meilleure perte de temps ? Trop d'e-mails inutiles.

Solution suggérée : les hôtels sont souvent inondés de prospects et ne sont pas toujours en mesure de répondre dans les 24 heures. Les planificateurs sont encouragés à indiquer dès le départ leur calendrier de réponse afin que les hôtels et les centres de villégiature puissent offrir une réponse de meilleure qualité. Les planificateurs peuvent alors rassembler toutes leurs réponses principales en une seule fois et être assurés que la qualité des réponses sera meilleure si un peu plus de temps est alloué aux propriétés qui les intéressent. Les planificateurs qui recherchent plus de 6 ou 7 hôtels par prospect et dans plusieurs villes auront tendance à être pris moins au sérieux par un hôtel. Les planificateurs peuvent ainsi gagner du temps et améliorer la qualité des réponses en réduisant le nombre de sources hôtelières qu'ils contactent.

Si les planificateurs peuvent partager la flexibilité des dates dès le début du processus, ils gagneront du temps et les hôtels pourront proposer plusieurs options, qui entraîneront probablement des différences de prix, ce qui entraînera une plus grande valeur avec le budget. Donner à l'hôtel autant d'informations que possible permet à chacun de gagner du temps et de réaliser des économies sur le budget.

Défi n°3 Suivre le rythme de la technologie. Dans un environnement technologique qui évolue à une vitesse fulgurante, rester à jour et informé de l'impact de la technologie sur la productivité des réunions peut s'avérer intimidant. Se rendre compte que les participants de la génération Y peuvent être très en avance en termes de connaissances techniques, d'applications technologiques et d'attentes peut être intimidant. Même les dirigeants de certaines organisations ne semblent pas toujours comprendre à quel point la technologie révolutionne aujourd'hui l'expérience des réunions.

Solution suggérée : Rester au courant et à l’avant-garde des progrès technologiques est essentiel au succès de chaque réunion, conférence ou rassemblement social. Oui, certaines pratiques à long terme sont encore prisées comme les tableaux blancs et les lecteurs LCD. Mais l'interaction avec les appareils des participants place littéralement l'apprentissage de la réunion entre les mains des participants, d'une manière qui résonne au sein d'une génération qui a grandi avec les SMS, les publications sur les réseaux sociaux, les applications interactives et bien plus encore. Ce sont les outils qu'ils utilisent dans leur vie quotidienne et devraient être les outils qu'ils peuvent s'attendre à utiliser lors des réunions importantes pour leur réussite et celle de leur employeur.

Défi n°4 Manque de créativité. La bureaucratie des grandes marques hôtelières explique en partie la demande des organisateurs d'une plus grande créativité dans le processus de réunion et d'un environnement commercial beaucoup plus flexible. Les grandes marques hôtelières ont souvent des politiques d'entreprise qui peuvent imposer des limites au fait de repousser les limites de la création d'expériences de réunion ultimes pour les organisateurs. Mais le besoin d’innovation et d’événements originaux, d’utilisation imaginative de la technologie, d’exercices de teambuilding efficaces, de nouvelles expériences même dans les destinations les plus éprouvées et d’une alimentation diversifiée, durable et saine ne peut être ignoré.

Solution suggérée : associez-vous à un hôtel ou à un complexe qui travaille de manière créative avec les planificateurs et les groupes pour construire un itinéraire de réunion personnalisé en fonction d'un groupe spécifique et d'un ensemble d'objectifs de réunion. Les propriétés indépendantes et de petite marque, de par la nature même de leur indépendance, se sont révélées expertes dans la découverte créative et l'aide à la planification pour atteindre les objectifs des planificateurs et des groupes professionnels, le faisant avec une réflexion originale et un groupe hautement unique. initiatives, et loin des programmes de teambuilding ordinaires. Les sociétés privées de gestion de destinations peuvent également constituer une ressource importante, et Teneo suggère de s'associer avec elles pour aider à donner vie à une ville ou à une destination pour rencontrer des invités en maximisant les ressources et les attractions locales d'une manière significative pour le groupe.

Défi n°5 : Complexité croissante et coûts croissants des aliments et des boissons. À mesure que la population se diversifie, les préférences alimentaires et les exigences alimentaires sont devenues plus complexes. La prise de conscience croissante des questions de bien-être et de durabilité s’ajoute à un mélange qui pourrait devenir plus problématique et plus coûteux. Les demandes alimentaires paléo, céto, pescatarienne, végétalienne et religieuse font partie des tendances les plus récentes en matière de repas de conférence en 2019. Les personnes interrogées ont également appelé à une meilleure gestion des commandes de nourriture afin de réduire les coûts et d'éliminer le gaspillage.

Solution suggérée : Il s'agit d'un domaine dans lequel les hôtels indépendants et les petites marques peuvent devenir ultra-créatifs pour le planificateur car ils sont dans un mode plus entrepreneurial et créatif, moins limité par les exigences et les contraintes des grandes marques. Ils peuvent généralement proposer un produit plus créatif à des coûts réduits. En travaillant avec les chefs et les gestionnaires de banquets de ces établissements dès le début du processus de planification et en étant franc sur les contraintes budgétaires, il est possible d'obtenir de sérieuses économies sur la nourriture et les boissons tout en atteignant un maximum de créativité.

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Le rédacteur en chef des affectations est Oleg Siziakov

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