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Produire de grands événements

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Écrit par éditeur

Les grands événements sont une partie importante du tourisme. Qu'il s'agisse d'événements, de conférences ou de conventions, d'événements sportifs ou de rassemblements religieux, les événements majeurs ont un impact sur presque tous les domaines d'une industrie touristique.

Les grands événements sont une partie importante du tourisme. Qu'il s'agisse d'événements, de conférences ou de conventions, d'événements sportifs ou de rassemblements religieux, les événements majeurs impactent presque tous les domaines d'une industrie du tourisme. Les événements majeurs signifient l'occupation des hôtels, les achats dans les commerces de détail locaux, les aliments achetés pour et pendant l'événement, et une augmentation des revenus des restaurants et des divertissements. Les grands événements offrent également à la communauté locale une approche non aléatoire de la planification touristique.

Alors que le marché du tourisme de loisirs est ouvert aux aléas économiques du fait d'un changement des conditions météorologiques ou d'un acte de violence, les événements majeurs produisent une population beaucoup plus stable. Dans le monde des grands événements, la plupart des dépenses financières ont été effectuées longtemps à l'avance, et à ce titre, l'événement est moins soumis aux fluctuations du marché. D'autre part, il y a une concurrence féroce entre les lieux pour les événements majeurs, et dans certains cas, comme dans certaines formes de matchs de championnat sportif, c'est l'équipe gagnante qui détermine qui sera la communauté hôte.

Les événements couvrent un large éventail de domaines, des dîners de collecte de fonds aux rassemblements politiques, des événements sportifs aux réunions scolaires, des conférences professionnelles et académiques aux réunions de famille ou aux expériences religieuses, tous sont des événements et tous contribuent à la santé économique d'une communauté. Pour vous aider à organiser les meilleures réunions et événements spéciaux pour votre communauté, considérez certains des éléments suivants.

Si vous essayez d'attirer un nouvel événement spécial, étudiez tous les aspects de l'événement avant de soumissionner. Souvent, les communautés en compétition pour des événements spéciaux ne font tout simplement pas leurs devoirs. Avant de parler avec un spécialiste de l'événementiel, assurez-vous de connaître les bases: quelles sont les données démographiques de cet événement? Quels sont ses besoins particuliers? Que ne veulent-ils pas? Comment leurs dates correspondent-elles aux vôtres? Par exemple, si vous allez après une convention religieuse ou un événement spécial, vous voudrez peut-être réfléchir aux boissons à servir et à ce que vous devez éviter.

Pour obtenir le meilleur avantage concurrentiel, considérez vos forces et vos faiblesses. Faire une bonne évaluation de ce que votre communauté a à offrir lors d'un événement est essentiel. Posez des questions telles que: Comment vous comparez-vous aux autres dans votre gamme de prix? Vos employés sont-ils multilingues? Que pensent les clients potentiels de ce que vous avez à offrir et de ce que les autres proposent?

Assurez-vous que vous connaissez les réponses à ce que l'on appelle en anglais les questions de base «w» - qui, pourquoi, quand et quoi. Ce sont les questions essentielles qui produisent non seulement des événements réussis, mais qui créent une publicité positive de bouche à oreille. Assurez-vous de pouvoir répondre pleinement: qui organise l'événement et pour qui est-il ciblé? Pourquoi organisent-ils cet événement? Quand l'événement aura-t-il lieu? Où veulent-ils organiser l'événement et vos installations sont-elles adéquates? Quelles sont les attentes des organisateurs d'événements et pouvez-vous répondre à ces attentes?

Développez des listes de contrôle sophistiquées. Assurez-vous que votre liste de contrôle va au-delà des bases. Incluez des éléments tels que: de quelles exigences VIP l'événement spécial aura-t-il besoin? Les planificateurs d'événements ont-ils besoin de vous pour prendre rendez-vous avec le commissaire des incendies ou d'autres responsables de la ville? Que se passe-t-il si l'aéroport ferme? Avez-vous besoin de vous coordonner avec un service d'ambulance? Quels problèmes les participants peuvent-ils rencontrer lorsqu'ils se trouvent à l'extérieur du lieu de l'événement? Quelles sensibilités politiques, médicales, religieuses ou sociales particulières les participants à l'événement pourraient-ils avoir?

Sachez à quelles menaces l'événement peut être soumis. Par exemple, êtes-vous dans une zone d'ouragan, est-ce que cette conférence est susceptible d'avoir des luttes intestines politiques qui pourraient avoir un impact sur votre région, cette conférence agit-elle comme un aimant terroriste, ou la conférence deviendra-t-elle une perturbation pour les entreprises et les citoyens locaux? Par exemple, les événements politiques nécessitent souvent la fermeture des rues, le déplacement des modèles de circulation et d'autres inconvénients pour les résidents locaux. Bien que ceux-ci ne constituent pas une menace pour le participant à la convention, ils peuvent devenir des «menaces» pour la santé mentale de la population locale et pour d'autres entreprises.

Décidez quelle est la meilleure utilisation de votre temps. Les événements sont des moments vraiment contrôlés dans le temps où les souvenirs sont créés. En tant que tel, la façon dont vous gérez votre temps aura un impact sur le succès ou l'échec d'un événement. Lorsque vous travaillez avec un gestionnaire d'événements, prenez le temps d'apprendre qui est en charge de chacun des aspects de l'événement.

Apprenez quelles sont les nécessités du temps de l'événement et préparez un calendrier pour votre rôle dans l'événement. Ce sont souvent les petites choses qui séduisent un client ou rendent un événement spécial. Avoir un échéancier signifie qu'il y a moins de risques d'erreur ou d'oubli. Les délais doivent indiquer non seulement quand quelque chose doit être commencé, mais aussi quand il doit être achevé.

-Offrir le meilleur support technologique possible. Dans le monde d'aujourd'hui, à la fois rythmé et multitâche, la technologie est reine. Les hôtels qui facturent Internet font un mauvais service à eux-mêmes et à leur communauté. Faites savoir à vos gestionnaires d'événements de quelle technologie vous disposez. Ne sur-promettez pas, de nombreux gestionnaires d'événements et hommes d'affaires sont impitoyables lorsqu'il s'agit de ne pas livrer une technologie promise.

Rien ne fait gagner les gens aussi bien qu'un sourire et une volonté de faire les choses correctement. Peu importe la façon dont vous planifiez un événement, quelque chose ne va pas. La plupart des gens comprennent que des accidents vont se produire, ce qui n'est pas acceptable, c'est de refuser de reconnaître ces erreurs et de les corriger. Dire simplement «Je suis désolé» n'est rien de plus qu'une manière polie d'éviter toute responsabilité. Ne faites pas d'excuses - faites-le bien et faites-le bien avec un sourire joyeux. L'essentiel est que les grands événements sont une forme de tourisme et que l'essence du tourisme est le service à la clientèle. La communauté qui oublie cette règle de base joue avec son industrie touristique et sa réputation.

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