Gérer la sécurité des événements et des festivals: partie 2

Le mois dernier, Tourism Tidbits s'est concentré sur certaines des étapes clés de la planification de la sécurité des festivals et des événements. Ce mois-ci Tourism Tidbits fournit plus d'informations sur la sécurité des événements et des festivals en présentant certaines des idées principales de Greg Mullen, chef de la police de Charleston, en Caroline du Sud, une grande ville d'événements et de festivals. Pendant les saisons de printemps, d'été et d'automne, Charleston regorge de festivals et d'événements. c'est la tâche du département de police de Charleston de s'assurer que les événements sont sûrs et sécurisés.

1) Considérez votre événement comme faisant partie de l'industrie hôtelière locale. Mullen note l'importance de prendre au sérieux la sécurité des événements. Il note que l'industrie hôtelière est en croissance; premier moteur économique dans de nombreux domaines. Un principe de base provient du livre de Peter Tarlow, "Event Risk Management and Safety", (Wiley) selon lequel lorsque le risque n'est pas pris au sérieux, un événement spécifique est perturbé et des dommages collatéraux se produisent sur le lieu d'accueil. (Tarlow, page 2). Mullen insiste auprès de ses policiers sur le fait que les événements fonctionnent comme une forme de tourisme et souffrent des mêmes problèmes sociologiques que le tourisme. Ainsi, lorsque les événements souffrent d'un événement négatif, cela peut se transformer en une publicité négative ayant un impact sur l'ensemble de l'industrie hôtelière. Comme dans toutes les formes de gestion des risques, il est donc plus rentable de traiter le risque que de traiter le dommage une fois qu'il s'est produit.

2) Ne mesurez pas votre succès au nombre de contraventions que vous distribuez ou au nombre d'arrestations. Au lieu de cela, mesurez votre succès en fonction de la manière dont vous avez atténué les risques, du degré de sécurité de votre public lors de l'événement, du nombre de crimes qui ont été évités et du désir du public de revenir parce que l'événement "se sentait" sûr et sécurisé. Les domaines critiques de risque liés à l'événement comprennent : les problèmes de santé et de sécurité (en particulier si des produits alimentaires sont vendus), la gestion des foules, la vente et la consommation d'alcool, la gestion du trafic, y compris l'arrivée au festival, le stationnement et la sortie du festival, et la sécurité personnelle en cas d'interruption des combats dehors, un vol se produit, ou même un massacre.

3) Passez en revue tous les facteurs critiques bien avant l'événement. Parmi ceux-ci figurent : Quel est l'objectif et l'expérience de l'organisation parrainante dans l'organisation d'un événement. Cet événement vise-t-il à promouvoir un agenda culturel, politique ou social spécifique ? Quelle est l'histoire de l'événement ? Qu'est-ce qui a mal tourné dans le passé ? Dans quelle mesure la communauté locale est-elle heureuse ou mécontente de l'événement ? Si l'événement doit avoir lieu dans une rue résidentielle, les problèmes peuvent être très différents du même événement se tenant dans un champ ouvert. Quel impact la météo peut-elle avoir sur l'événement ? Pensez au-delà de la pluie. Par exemple, s'il s'agit d'un événement extérieur en été, les gens souffriront-ils d'insolation ? Comment obtiendront-ils de l'eau et combien de salles de repos l'événement fournira-t-il ?

4) Distinguer les différents types de risques. Tous les risques ne sont pas les mêmes. Les risques physiques font référence aux choses qui peuvent arriver à la personne ou à l'endroit. Ce sont des risques tangibles et leurs conséquences peuvent être mesurées. Le « risque de réputation » fait référence au coût pour la réputation d'une communauté lorsque quelque chose ne va pas. La plupart des gens protestent contre le fait que les médias ne sont pas justes et ont tendance à mettre l'accent sur des points sortis de leur contexte. Dans de nombreux cas, c'est vrai, mais les endroits qui dépendent du tourisme doivent avoir un plan pour traiter avec les médias. Une autre forme de risque est le coût émotionnel pour le personnel et les locaux lorsque quelque chose ne va pas. Le risque émotionnel signifie qu'un événement doit avoir du personnel de secours en place afin que les premiers intervenants soient en bonne forme pour faire leur travail et sans souci. Enfin, il y a le risque budgétaire à tout événement. Si les gens ne se présentent pas, s'il y a une catastrophe météorologique, les planificateurs d'événements doivent se demander s'ils peuvent se remettre d'une perte financière grave.

5) Déterminez quels sont les niveaux de risque acceptables pour votre événement. Essayez de développer des méthodes par lesquelles vous pouvez réduire le risque en répartissant le risque sur l'ensemble de l'événement plutôt qu'en le concentrant à un seul endroit. Vous pouvez également réduire les risques en partageant la responsabilité avec des agences alliées, en participant à des exercices d'entraînement conjoints et pendant l'événement en surveillant en permanence les changements inattendus ou imprévus. Non seulement vous souhaitez rechercher des moyens de réduire les risques, mais il peut également arriver qu'il soit sage d'annuler un événement en raison de risques imprévus. Dans de tels cas, ne rien faire peut entraîner un risque majeur.

6) Ne jamais organiser un événement sans une bonne structure organisationnelle (commandement des incidents). Souvent, les échecs se produisent en raison d'une mauvaise communication entre les parties de l'événement. Avant d'organiser un événement, il est essentiel que toutes les parties prenantes utilisent le même vocabulaire et se comprennent, disposent d'un système pour communiquer et pratiquent la coordination. De bonnes structures de commandement en cas d'incident non seulement réduisent les risques, mais si un incident devait se produire, elles sont essentielles pour protéger la vie et les biens.

7) Évaluez, évaluez, évaluez ! Une erreur majeure dans la gestion des risques liés aux événements et aux festivals est de ne pas évaluer l'événement ou le festival une fois qu'il est terminé. Assurez-vous de procéder à une analyse après action approfondie. Incluez dans cet examen les résultats positifs et négatifs, ce qui s'est bien passé, ce qui ne s'est pas produit par chance et quelles erreurs ont été commises. Listez les domaines à améliorer. Ne soyez jamais sur la défensive dans votre examen, analysez plutôt vos plans et documentez les tactiques positives et négatives dans un rapport écrit. Ce rapport doit être rédigé dans les 30 jours suivant l'événement afin d'éviter toute perte de mémoire et toute idéalisation.

Pour contacter le Dr Peter Tarlow, consultez sa page Web http://www.tourismandmore.com/contact ou par e-mail à [email protected].