ABPCO: L'équilibre entre conférence et exposition nécessite une réflexion approfondie

Les membres de l'ABPCO qui ont participé à une table ronde récente ont reconnu la nécessité de concentrer les conférences sur l'échange de connaissances et l'apprentissage tout en faisant valoir que les revenus des expositions qui l'accompagnent sont souvent essentiels au succès d'un événement.

Comme le commente Therese Dolan, coprésidente d'ABPCO : « C'est une bataille entre le contenu et le consumérisme qui doit commencer par la communication et une compréhension approfondie du public. La question clé est d'assurer la valeur pour tous. Le contenu est généralement le moteur de la fréquentation des délégués, mais les exposants ont besoin de voir la fréquentation et un retour sur leur investissement. Les conférences d'association sont souvent accompagnées d'une exposition car elle ajoute de la valeur aux participants, tout en générant des revenus qui profitent à l'association dans son ensemble et parfois aux délégués eux-mêmes grâce à des frais de conférence réduits.

Les tables rondes d'ABPCO offrent un forum permettant aux membres de rassembler et de partager des idées et des défis complexes dans un environnement sûr et privé. L'événement a eu lieu au Crowne Plaza London – The City. Il a été suivi par une variété de PCO internes cherchant à tirer le meilleur parti de leurs conférences et expositions. Les principaux résultats comprenaient :

• Le besoin que les expositions et leurs revenus soient considérés comme un élément clé du plan d'affaires et des revenus d'une association.
• Une plus grande facilitation des présentations entre les participants et les exposants par les organisateurs.
• Un langage qui reflète l'importance des exposants - les partenaires ou sponsors sont perçus comme ayant plus de valeur.
• La nécessité pour les délégués de comprendre l'importance d'une exposition.
• L'importance de la pertinence - à la fois en termes de connaissances partagées lors de la conférence et de choix des exposants.
• Les défis que la conformité des soins de santé peut poser à une exposition.

Shaun Hinds, PDG de Manchester Central, a présidé la discussion et ajouté: «L'événement a été un réel succès, générant de nombreuses discussions intéressantes. En tant que lieu privilégié pour accueillir de nombreuses conférences d'associations de premier plan au Royaume-Uni, il nous a fourni des informations précieuses sur la manière dont nous pouvons aider les organisateurs à se développer et à organiser des congrès réussis année après année.

Thérèse conclut : « En fin de compte, il appartient aux organisateurs d'une conférence de faciliter le succès à la fois de la conférence et de l'exposition. Cette table ronde, comme tant d'autres, a couvert une énorme quantité de contenu en peu de temps et a offert un apprentissage précieux à tous les participants. Il était clair cependant que la partie la plus importante de tout le processus était la nécessité pour les communautés de se rassembler et de communiquer. Ce qui, à vrai dire, est l'élément clé de tout événement réussi.