Répondre à la question "Quelle est la valeur d'un événement?" peut être difficile - comment mesurez-vous quelque chose où le concept de succès est difficile à cerner et où il y a tant de résultats potentiels?

Pour certains, il suffit de savoir que d'énormes avantages sont tirés de la rencontre avec les acheteurs face à face dans un environnement adapté à vos besoins, et c'est bien jusqu'à un certain point, mais si nous devons justifier les budgets et le temps passé loin du bureau, une certaine forme de mesure réaliste de la valeur des événements est nécessaire.

Danielle Curtis, directrice de l'exposition - Moyen-Orient, Arabian Travel Market & IBTM Arabia examine les options de mesure disponibles et donne des exemples de leur utilisation.

Les événements sont généralement mesurés en termes de retour sur investissement (ROI) et, plus récemment, de retour sur objectifs (ROO). ROI a une vision étroite du résultat de l'événement. Il compare simplement le budget que vous avez investi, avec combien vous avez augmenté cet investissement à la suite de l'événement. Par exemple, le coût du forfait de l'événement qui vous permet d'avoir des réunions individuelles avec des acheteurs hébergés, par rapport aux revenus générés à la suite de ces réunions. Créez un ratio et c'est votre retour sur investissement.

Apparemment simple, mais la réalité est un peu plus complexe. Le retour sur investissement ne tient pas compte de la valeur totale des nouvelles relations qui s'avèrent être à long terme et n'a aucun moyen d'ajouter une valeur monétaire aux références indirectes que vous pourriez recevoir à la suite de ces réunions. ROO est un peu plus ouvert d'esprit. C'est une approche qui mesure le succès d'un événement en fonction d'un ensemble défini d'objectifs, autres que le simple rendement financier.

Pour afficher le ROI ou le ROO, ou les deux, vous devez avoir quelque chose à mesurer à partir de l'événement. Mesurer les accords de vente garantis par rapport au coût des événements pour révéler le retour sur investissement est simple, mais si vos objectifs sont moins tangibles ou non quantifiables, comme informer les acheteurs sur votre gamme de produits ou sensibiliser le marché, vous devrez intégrer des éléments spécifiques qui sont mesurables. Il existe plusieurs façons établies de le faire et si vous comprenez vos objectifs et votre contenu, il est probable que vous puissiez élaborer vos propres méthodes. Pour commencer, voici quelques idées:

Fixer des objectifs à atteindre pendant l'événement

Fixer des résultats particuliers pour les réunions en face à face, par exemple, viser à convenir d'un certain nombre de réunions de suivi après l'événement ou pour un nombre spécifique de réunions avec les acheteurs pour conduire à des explications détaillées sur un produit, un service ou un processus. Ainsi, vous pouvez définir votre objectif lors de 20 réunions de suivi ou 32 acheteurs demandant des présentations de produits approfondies et longues et mesurer si vous y parvenez. Assurez-vous de bien comprendre le niveau d'engagement que vous considérez comme un succès.

De nombreux types d'acheteurs différents assistent à des événements et à des sessions de réseautage, certains seront plus pertinents pour votre entreprise que d'autres, vous pouvez donc définir des objectifs d'échange de contacts avec des membres spécifiques du public cible. Par exemple, une société de gestion de destinations spécialisée dans les expériences de luxe sur mesure peut souhaiter entrer en contact avec 10 acheteurs qui représentent des entreprises clientes haut de gamme. C'est un objectif valable et facile à mesurer.

Sondez vos délégués

Les sondages et les tests organisés pendant l'événement, ou dans les mois et les semaines qui suivent, sont un autre moyen fiable de déterminer si un objectif éducatif ou informatif - comme la notoriété d'une marque ou le lancement d'un nouveau produit sur le marché - a atteint ses objectifs et dans quelle mesure . Pour montrer une corrélation qualitative entre l'événement et l'atteinte du résultat souhaité, beaucoup choisissent de sonder les délégués immédiatement avant l'événement et immédiatement après. Un changement dans leurs réponses (espérons-le dans la direction requise) est une mesure fiable de l'effet de l'événement.

Nous avons discuté avec Rajesh W. Pereira, PDG de Matrix AVE, de la façon dont il évalue le retour sur investissement ou le ROO de la participation à IBTM Arabia: «Matrix AVE a assisté au salon depuis les débuts. Nous ne nous attendons pas à des affaires du jour au lendemain, mais mon objectif est de faire savoir aux acheteurs hébergés qui nous sommes; c'est avant tout un exercice de marketing. Nous voulons établir des relations avec des acheteurs sur de nouveaux marchés, et nous sommes particulièrement intéressés par les DMC entrants dans des pays comme la Russie - qui sont désormais en mesure d'obtenir un visa à l'entrée aux EAU, ce qui rend plus facile et moins coûteux de faire des affaires avec eux.

«Nous avons beaucoup plus de prospects à la suite de notre participation, et nous assurons régulièrement le suivi des contacts que nous avons établis à IBTM Arabia.

«Nous aimons vraiment participer à tous les événements sociaux d'IBTM Arabia, aux soirées de réseautage et aux journées de découverte, c'est parce que tout le monde est hors de sa zone de confort, et que vous rencontrez inévitablement des personnes qui ne sont pas sur votre radar, ou votre agenda, et vous finissez par discuter à quel point les activités ont été amusantes et avant que vous ne vous en rendiez compte, vous avez établi un nouveau lien commercial inattendu.

Là vous l'avez, les deux principales méthodes de mesure du succès d'un événement en un mot, que vous choisissiez le ROI, le ROO ou une combinaison des deux, vous trouverez que les informations fournies par les résultats sont un outil puissant pour améliorer constamment le succès de votre événement. .

IBTM Arabia fait partie du portefeuille mondial d'IBTM de salons professionnels de l'industrie des réunions et des événements et l'événement le plus établi du genre dans l'industrie MICE de la région MENA. Lors de son événement de 2018, 63% des acheteurs ont fait affaire avec des exposants pour une valeur moyenne de 86,000 £ par activité. L'événement aura lieu l'année prochaine aux tours Jumeirah Etihad du 25 au 27 mars et réunira des exposants d'Egypte, de Tunisie, du Maroc, de Turquie, de Russie, d'Asie centrale, de Géorgie, d'Arménie et de Chypre, ainsi que des EAU et du CCG, trois jours de rencontres assorties, d'activités culturelles passionnantes, d'événements de réseautage et de sessions éducatives inspirantes.